ZUGFeRD-Rechnungen

ZUGFeRD-Logo-12cm-4cSie haben Interesse daran, die Rechnung künftig per E-Mail zu erhalten? Kein Problem. Wir erzeugen unsere Rechnungen im ZUGFeRD-Format.

Der Umstieg ist denkbar einfach! Einfach dieses Formular ausfüllen ( Einverständniserklärung zum elektronischen Rechnungsversand "E-Mail mit PDF-Anhang" ) und an uns senden.


Hier noch ein paar Informationen zu diesem Thema:

Wie muss ich eine elektronische Rechnung archivieren?
Elektronische Rechnungen müssen in dem Format, in dem sie empfangen wurden, aufbewahrt werden. Erhalten Sie z.B. eine Rechnung als PDF-Datei, muss diese PDF-Datei aufbewahrt werden. Erhalten Sie die Rechnung als Text in einer E-Mail, müssen Sie die E-Mail mit dem Rechnungstext aufbewahren.

Die Aufbewahrung elektronischer Rechnungen muss den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GOB), den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GOBS) sowie den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) entsprechen.

Die Aufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahre. Elektronische Rechnungen sind in elektronischer Form so aufzubewahren, dass sie während der zehn Jahre Aufbewahrungszeit nicht geändert und jederzeit lesbar gemacht werden können.

Haben Sie eine elektronische Rechnung in strukturierter und maschinell auswertbarer Form erhalten, z.B. als EDI- oder ZUGFeRD-XML-Datei, müssen Sie sicherstellen, dass die Rechnungen während der zehn Jahre Aufbewahrungszeit auch maschinell auswertbar bleibt. Wenn Sie z. B. eine  empfangene EDI-Datei in eine Bild- oder PDF-Datei umwandeln und die EDI-Datei dann vernichten, ist dies aus steuerrechtlicher Sicht nicht zulässig.

Die Aufbewahrung einer elektronischen Rechnung als Papierausdruck ist nicht zulässig.

Wenn Sie mehr Fragen zur Archivierung elektronischer Rechnungen haben, helfen Ihnen Steuerberater und spezialisierte DMS-, ECM- und IT-Beratungen gern weiter.

 

Welche Vorteile bietet der elektronische Rechnungsversand?
Mit Rechnungen in elektronischer Form können papierbasierte Prozesse abgelöst werden. Dies betrifft nicht nur den Versand sondern auch die Weiterleitung im Unternehmen oder die Archivierung.

Eine Rechnung, die Sie in elektronischer Form erhalten, muss auch in elektronischer Form archiviert werden. Die Papierablage entfällt und mit ihr Regale voller Aktenordner.

Auch die Weitergabe wird vereinfacht. Während Papierrechnungen oft über die Poststelle zur Buchhaltung transportiert werden mussten, kann die elektronische Rechnung direkt an den zuständigen Empfänger digital geschickt werden. Dies beschleunigt die Zustellung und reduziert Prozesslaufzeiten. Der Erhalt von Skonti bzw. die Einhaltung anderer Zahlungsfristen kann sichergestellt werden.

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